ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci ve 22.02.2007 tarihli; Esenyurt Belediye Meclisinin 02.04.2007 tarih ve 2007/25 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikal eden Kurum içi veya Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce gerektirdiği takdirde Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar ilgili Müdür ve Özel kalemce arşivlenir.

T.C.

ESENYURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Özel Kalem Müdürlüğü

Görev ve Çalışma Yönetmeliği

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

Amaç

MADDE 1-(1) Bu Yönetmeliğin amacı, Esenyurt Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü’nün görev alanını, sorumluluklarını ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişini ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemlerini belirlemektedir.

Kapsam

MADDE 2-(1) Bu Yönetmelik, Esenyurt Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak 

MADDE 3-(1) Özel Kalem Müdürlüğü Esenyurt Belediyesi bünyesinde 5393 sayılı Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve diğer ilgili mevzuatın verdiği yetkilerle doğrudan Başkana bağlı olarak çalışır.

Tanımlar

MADDE 4-(1) Bu yönetmelikte geçen kısaltmalar;

Belediye                     : Esenyurt Belediyesini,

Başkan                       : Esenyurt Belediye Başkanını,

Başkanlık                   : Esenyurt Belediye Başkanlığını

Müdürlük                   : Özel Kalem Müdürlüğünü,

Müdür                       : Birim müdürünü veya müdür vekilini ve sadece verilen yetkiyi kullandığı alanlara münhasır olmak üzere müdür tarafından verilen imza yetkisini kullananları,

Birim Şeflikleri          : Esenyurt Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğü Birim Şefliklerini,

Şef                              : Özel Kalem Müdürlüğünde kadrolu veya vekaleten atanan şefleri

Personel                      : Müdür ve şef tanımının dışındaki, Özel Kalem Müdürlüğü bünyesinde çalıştırılanları ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat

Kuruluş 

MADDE 5-(1)  Özel Kalem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48nci hükmü ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik” düzenlemelerine dayanarak, Esenyurt Belediye Meclisinin 02.04.2007 tarih ve 2007/25  sayılı kararı gereğince kurulmuştur.

Teşkilat

MADDE 6-(1) Özel Kalem Müdürlüğü, aşağıda sayılan alt birimlerden oluşmaktadır:

1. İdari İşler Şefliği
2. Temsil, Tanıma ve Ağırlama Şefliği
3. Araştırma Geliştirme Şefliği 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluklar

Müdürlüğün Görevleri  

MADDE 7-(1) Özel Kalem Müdürlüğü mevzuatında öngörülen işlerle birlikte;

1. Başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak, 
2. Başkanlığın temsil, tanıtma ve ağırlamaya ilişkin iş ve işlemlerini yapmak,
3. Belediyenin kurumsal araştırma geliştirme faaliyetlerini yerine getirmek,
4. Etkin kurumsal iletişimi sağlamaya yönelik sistem kurmak, 
5. Başkanın katılacağı törenler ile yurt içi ve yurt dışı programlarına göre iletişim, ulaşım ve konaklama gibi her türlü planlamayı yapmak ve uygulamaları takip etmek,
6. Müdürlüğün ve Başkanın tüm yazışmalarını yapmak, arşiv mevzuatına uygun olarak evrakın saklanmasını sağlamak,
7. Başkanlığı ilgilendiren konularda toplantı, bilgilendirme ve görüşmeleri organize etmek, toplantı sonuçlarına ilişkin tutanakları raporlamak, arşivlemek, gerekli görülmesi halinde ilgili birimlere bildirmek, 
8. Başkanlık tarafından yapılan ve yapılacak etkinlik ve hizmetler ile resmi ve özel günlerde, Başkanlık mesajlarını halka duyurmak amacıyla belediyenin ilgili diğer birimleriyle iletişim kurmak,
9. Başkanlık Makamından gelen talimatları ilgili müdürlüklere ulaştırmak, talimatların gereği gibi yerine getirilmesini izlemek ve sonuçlarını değerlendirmek,
10. Müdürlük faaliyetlerine ilişkin gerektiğinde ön ödeme, harcırah veya benzeri mali işlemleri yapmak,
11. Belediye hizmetlerini, faaliyetlerini veya görevlerini geliştirmeye yönelik teknik analizler yapmak ve iyi uygulama önerileri araştırmak. Araştırma ve geliştirme faaliyetleri için gerektiğinde diğer kamu kurumlarıyla veya üniversitelerle iş birliği kurmak,
12. Müdürlüğün bütçe, performans ve faaliyet raporu işlemlerini yapmak,
13. Müdürlük hizmetlerinin kullanımı için tahsis edilen araç görevlendirmelerini yapmak
14. Müdürlüğün satın alma işlemlerini yapmak ve genel yönetim giderlerini karşılamak,
15. Müdürlük personel izin, disiplin, performans, görevlendirme ve diğer özlük işlemlerinin takip etmek,
16. Müdürlüklerce Belediye Başkanının onayına gönderilen yazıları sunmak, onaya müteakip ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak,

Müdürün Görev ve yetkileri 

MADDE 8-(1) Özel Kalem Müdürü aşağıda sayılan görevleri yerine getirir:

1. Başkanlık Makamının katılacağı etkinliklerin halka duyurmak amacıyla Belediyenin ilgili diğer birimleriyle iletişim kurmak ve gerekli görülmesi halinde koordinasyonu sağlamak,
2. Başkanlık makamına gelen şikâyet ve dilekleri ilgili müdürlüklere iletmek, 
3. Başkanlık Makamına gelen ziyaretçilerin veya misafirlerin ağırlanması için gerekli organizasyonları yapmak
4. Mevzuat değişiklerini takip etmek ve müdürlük iş ve işlemlerini mevzuata uygun gerçekleştirmek, bu yönde süreli yayın veya kitap temin etmek
5. Müdürlüğün şeflikleri arasında ortaya çıkabilecek görev uyuşmazlıklarını gidermek, müdürlük içinde iş bölümünü kurmak, personelin uzmanlaşmasını sağlamak ve yürütülen faaliyetlerin etkinliği sürekli geliştirecek önlemler almak, 
6. Müdürlük çalışanları veya hizmetten yararlananlar için iş güvenliği ve işçi sağlığı önlemlerini almak, bu yönde eksiklikler varsa ortadan kaldırılmasını sağlamak, 
7. Müdürlük ihtiyaçlarının zamanında karşılanmasını ve müdürlüğün faaliyetlerinde aksamaya neden olmamasını sağlamak amacıyla stok yönetim sistemleri kurmak, 
8. Müdürlük işlerine yönelik veri tabanları oluşturmak, hizmet iyileştirmeye yönelik istatistiki raporlar oluşturmak, müdürlük faaliyetleri için periyodik raporlama formatları oluşturmak 
9. Müdürlükçe verilen hizmetlerin standartlaşmasına ve etkin kontrol edilebilmesine yönelik uygulama detaylarını gösteren yönergeler hazırlamak ve Başkanlık Makamı onayı ile uygulanmasını sağlamak 
10. Müdürlükçe verilen hizmetlerle, üstlenilen görevlere yönelik ayrıntılı iş akış şemaları oluşturmak ve süreçleri iyileştirmeye yönelik çalışmalar yapmak 
11. Personele iş dağılımı yapmak, verilen görevlerin zamanında ve tam olarak yapılmasına yönelik izleme ve takip sistemleri kurmak,
12. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde müdürlük bütçesini hazırlamak, uygulamak ve kurumsal amaç ve hedeflerle ilgili Müdürlük faaliyetlerini yerine getirmek,
13. Belediyenin temsil, ağırlama ve tanıtma faaliyetlerini yapmak ve bu faaliyetlere ilişkin giderlerde harcama yetkilisi sıfatını kullanmak,
14. Başkanlık Makamı tarafından kendisine verilen görevleri yerine getirmek,

Şefliklerin Görevleri

MADDE 9-  (1) Müdürlük bünyesinde görev yapan şefliklerin görevleri aşağıda sayılmıştır:

1. İdari işler şefliğinin görevleri
2. Başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programına alınmasına ilişkin talepleri ilgili şefliğe vermek üzere kaydını oluşturmak ve telefon görüşmelerini sağlamak. 
3. Müdürlüğün her türlü yazışmalarını yapmak, Müdürlük faaliyetleriyle ilgili gerekli görülen tüm iletişim araçlarını kullanmak, 
4. Müdürlüklerce Belediye Başkanının onayına gönderilen yazıları sunmak, onaya müteakip ilgili birimlere dağıtılmasını sağlamak, takip ve kontrolünü yapmak 
5. Resmi ve özel günlerde Başkanlık mesajlarını ilgili yerlere iletmek 
6. Başkanlık makamına gelen ziyaretçilerden alınan ya da davetiye, mektup, mail veyahut diğer mecralardan gelen başvuru, talep ve şikâyetlerin kaydını oluşturarak takibini yapmak 
7. Başkanlığı ilgilendiren konularda toplantı, brifing ve görüşmeleri organize etmek, sonuçlarına ilişkin tutanakları arşivlemek, gerekli olanları ilgili Müdürlüklere yönlendirmek 
8. Müdürlüğe gelen yazıların evrak yönetim sistemi üzerinden kaydını yaparak Müdüre sunmak
9. Müdürlüğe intikal eden haberleri, bilgi ve belgeleri en hızlı şekilde Başkana ulaştırılması sağlamak
10. Müdürlükten gönderilecek olan yazıların evrak yönetim sistemi üzerinden gönderimini yaparak, gelen ve giden evrakın standart dosya planına uygun olarak dosyalama ve arşivleme işlemlerini yürütmek
11. Müdürlük personelinin izin, disiplin, performans ve diğer özlük işlemlerini takip etmek
12. Müdürlüğün bütçe, performans ve faaliyet raporu işlemlerini yapmak
13. Müdürlük hizmetlerinin kullanımı için tahsis edilen araç görevlendirmelerini yapmak ve müdürlük genel yönetim giderlerinin kontrol etmek.
14. Temsil, Tanıtma ve Ağırlama şefliğinin görevleri
15. Başkanın katılacağı törenler ile yurt içi ve yurt dışı programlarına göre iletişim, ulaşım ve konaklama gibi her türlü planlamayı yapmak
16. Başkanının günlük, haftalık ve aylık çalışma programını hazırlamak, randevu taleplerini değerlendirip programa almak. 
17. Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, tören, haberleşme, temsil, yurtiçi ve yurt dışı seyahatlerindeki yazışma ve harcırah işlemlerini yapmak
18. Milli ve dini bayramlarda Belediyede yapılacak olan kutlamaları organize etmek, ikramları hazırlamak Başkanın katılamadığı organizasyonlara Başkanlık makamı adına mesaj, çelenk ya da çiçek tebrik göndermek 
19. Yurtiçi ve yurtdışından gelen temsilci, ziyaretçi ve misafirleri karşılama, ağırlama ve uğurlama hizmetlerini Başkan adına yerine getirmek ve bu konuda gerekli organizasyonun yapılmasını sağlamak 
20. Yapılacak resmi tören, açılış, kokteyl, şölenler ve benzeri etkinliklerde ilgili birim ve kuruluşlarla koordinasyon sağlamak, ikram ve hediyeleri hazırlamak
21. Araştırma ve Geliştirme Şefliğinin görevleri 
22. Belediye hizmetlerini, faaliyetlerini veya görevlerini geliştirmeye yönelik teknik analizler yapmak ve iyi uygulama önerilerde bulunmak
23. Hizmetlerin sunumunda yeni teknolojik imkânlardan yararlanılmasını sağlamak
24. Belediyenin hedeflerini destekleyen araştırma geliştirme faaliyetlerine öncülük etmek 
25. Başkan tarafından yapılacak konuşma ve sunumlara ilişkin hazırlıkların yapılmasını belediye birimlerinden güncel verilerin akışı ve raporlamasını sağlamak
26. Müdürlüğün etkin bütçe kullanımını sağlamak amacıyla ihtiyaç analizleri yapmak,
27. Araştırma projelerini denetlemek, sonuçları analiz etmek ve bulgulara dayalı öneriler sunmak
28. Vizyon/prestij proje taraması yapmak
29. Yapılabilecek proje/hizmet veri tabanının oluşturulmasını sağlamak
30. Yapılması planlanan proje/hizmet veri tabanının oluşturulmasını sağlamak
31. Başkanlık Makamından veya Müdürlüklerden gelen proje/hizmet önerileri için fizibilite rapor formatı danışmanlığı yapmak
32. Müdürlüklere devredilen proje/hizmet önerilerinin izleme ve değerlendirmek
33. Müdürlük faaliyetlerine ilişkin periyodik raporlamalar yapılmasını sağlamak
34. 
    

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 10- (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele elektronik belge sistemi ve/veya fiziki olarak havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. 

(2) Evrak ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine elektronik belge sistemi üzerinden ve/veya fiziki olarak sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları elektronik belge sistemi üzerinden ve/veya fiziki olarak yine zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama ile İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 11 - (1) Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek Standart Dosya Planı’na uygun olarak ayrı klasörlerde saklanır. 

(2) İşlemi biten evrak arşive kaldırılır. 

(3) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amir sorumludur.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim ve Disiplin

Müdürlük İçi Denetim

MADDE 12 - (1) Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

Disiplin Cezaları

MADDE 13 - (1) Müdür, Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür. 

(2) Müdürlükte çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

ALTINCI BÖLÜM

Yürürlük ve Yürütme

Yürürlükten Kaldırma

MADDE 14- (1) Bu yönetmeliğin onay tarihinden önce meclis kararı ile kabul edilen ve uygulanan “Özel Kalem Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 15- (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı Kanun doğrultusunda ilan edildiği tarihte yürürlüğe girer. 

Yürütme

MADDE 16– (1) Bu yönetmelik hükümleri Esenyurt Belediye Başkanı tarafından yürütülür.  

.<\p>